Strona główna › Polityka prywatności

INFORMACJE O SKLEPIE

Polityka prywatności

Pozostałe informacje

Polityka prywatności sklepu internetowego Profryzjer.pl

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób korzystających ze sklepu internetowego https://profryzjer.pl (dalej „Sklep”), w tym odwiedzających, klientów, użytkowników kont, osób kontaktujących się ze Sklepem oraz subskrybentów newslettera, jeżeli usługa ta zostanie udostępniona. Dokument ma zastosowanie do zakupów internetowych oraz związanej z nimi obsługi klienta.

§ 1. Administrator danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych jest PHU TIMO Michał Marchlewski, NIP: 7661833120, REGON: 300521764, adres: ul. Kolejowa 2, 62-100 Wągrowiec, prowadzący sklep internetowy Profryzjer.pl (dalej „Administrator”).
  2. Z Administratorem można skontaktować się pod adresem e-mail kontakt@profryzjer.pl, telefonicznie pod numerem 733 850 950 albo listownie na adres wskazany powyżej.
  3. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym realizacji praw wynikających z RODO, należy skontaktować się pod wskazanym adresem e-mail, podając w temacie wiadomości „Ochrona danych osobowych”.
  4. Administrator odpowiada za określenie celów i sposobów przetwarzania danych w ramach prowadzenia Sklepu. Niektóre podmioty świadczące usługi związane z płatnościami lub dostawą mogą przetwarzać otrzymane dane również jako odrębni administratorzy, zgodnie z własnymi obowiązkami prawnymi.

§ 2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy

  1. W związku z korzystaniem ze Sklepu możemy przetwarzać, zależnie od wybranej usługi, następujące dane: imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, adres dostawy i rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, informacje o zamówionych towarach, wartościach i płatnościach, wybranej dostawie, numerze przesyłki oraz treści korespondencji.
  2. W przypadku założenia konta przetwarzamy również dane identyfikujące konto, historię zakupów, zapisane adresy i informacje niezbędne do uwierzytelniania oraz bezpieczeństwa konta. Dane służące uwierzytelnianiu są wykorzystywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do ochrony dostępu do konta.
  3. Podczas korzystania ze strony mogą być przetwarzane informacje techniczne, takie jak adres IP, data i czas żądania, informacje o urządzeniu i przeglądarce, identyfikatory sesji oraz zdarzenia związane z bezpieczeństwem i działaniem Sklepu.
  4. Co do zasady otrzymujemy dane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, w szczególności podczas składania zamówienia, zakładania konta, korespondencji lub dobrowolnego zapisu na newsletter. Informacje o statusie płatności i doręczenia możemy otrzymywać odpowiednio od operatora płatności lub przewoźnika.
  5. W przypadku zamówień firmowych część danych kontaktowych pracownika lub osoby upoważnionej może pochodzić od przedsiębiorcy składającego zamówienie. Dane te wykorzystujemy wyłącznie do kontaktu i realizacji zamówienia, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz — w odpowiednim zakresie — obowiązków prawnych.
  6. W związku ze zmianą oprogramowania sklepowego dane wcześniejszych kont, adresów i historii zamówień mogą być przeniesione z dotychczasowej platformy RedCart do KlawoShop. Taka migracja służy zapewnieniu ciągłości obsługi klientów, zamówień i obowiązków prawnych; sama zmiana oprogramowania nie stanowi zgody na dodatkowe wykorzystanie danych do marketingu.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

  1. Przyjmowanie i realizacja zamówień — przetwarzamy dane niezbędne do zawarcia oraz wykonania umowy sprzedaży, obsługi płatności, dostawy i kontaktu w sprawie zamówienia; podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku danych osób reprezentujących przedsiębiorcę podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. nasz uzasadniony interes polegający na prawidłowej realizacji współpracy.
  2. Prowadzenie konta klienta — przetwarzamy dane w celu utworzenia konta, logowania, przechowywania adresów oraz prezentacji historii zamówień; podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
  3. Rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe — przechowujemy niezbędne dane dokumentów sprzedaży i transakcji w celu wypełniania obowiązków wynikających z prawa; podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  4. Reklamacje, zwroty i obsługa roszczeń — wykorzystujemy dane do rozpatrywania zgłoszeń, wykonania obowiązków ustawowych oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami; podstawą jest, zależnie od sytuacji, art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO.
  5. Odpowiadanie na zapytania i korespondencję — przetwarzamy dane potrzebne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty lub podjęcia czynności przed zawarciem umowy; podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
  6. Bezpieczeństwo Sklepu i zapobieganie nadużyciom — w niezbędnym zakresie analizujemy logi techniczne, zdarzenia związane z kontami oraz próby nieuprawnionego dostępu; podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie strony, klientów i dokumentacji.
  7. Newsletter i komunikacja marketingowa — jeżeli użytkownik dobrowolnie zapisze się na newsletter, jego adres e-mail i informacje o udzielonej zgodzie będą wykorzystywane do wysyłania zamówionych wiadomości handlowych; podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a wysyłka będzie prowadzona z uwzględnieniem zgody wymaganej przez Prawo komunikacji elektronicznej.
  8. Korzystanie z opcjonalnych narzędzi analitycznych lub reklamowych — jeżeli zostaną wdrożone i użytkownik wyrazi wymaganą zgodę, dane mogą być przetwarzane w celach analitycznych lub marketingowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Ich szczegóły powinny zostać podane w panelu zgód i Polityce cookies przed uruchomieniem tych narzędzi.

§ 4. Konto klienta i historia zakupów

  1. Utworzenie konta pozwala korzystać z udostępnionych funkcji, takich jak logowanie, zarządzanie danymi kontaktowymi, książka adresowa i historia zamówień.
  2. Dane konta przetwarzamy przez okres świadczenia usługi prowadzenia konta. Po jego usunięciu możemy nadal przechowywać ograniczone informacje o dokonanych transakcjach, jeśli wymagają tego przepisy podatkowe, rachunkowe albo konieczność obsługi roszczeń.
  3. Zgłoszenie usunięcia konta lub zmiany danych można przesłać na kontakt@profryzjer.pl. Ze względów bezpieczeństwa możemy zweryfikować, czy żądanie pochodzi od osoby uprawnionej.
  4. Przeniesiona ze starego oprogramowania historia zamówień nie daje podstawy do automatycznego zapisania klienta na newsletter; zgoda na komunikację marketingową jest odrębna od zgody na regulamin i od realizacji zakupów.

§ 5. Zamówienia, płatności i dokumenty sprzedaży

  1. Dane podane podczas składania zamówienia wykorzystujemy do jego obsługi, w tym weryfikacji dostępności towaru, przygotowania dokumentu sprzedaży, kontaktu z klientem i realizacji wysyłki.
  2. W zależności od wybranego sposobu płatności informacje związane z transakcją mogą być przekazywane podmiotowi obsługującemu płatności elektroniczne, w tym Paynow, jeżeli ta metoda jest udostępniona w Sklepie, albo bankowi realizującemu przelew. Przy płatności za pobraniem dane niezbędne do rozliczenia pobrania może otrzymać przewoźnik.
  3. Sklep otrzymuje informacje potrzebne do rozpoznania statusu płatności i rozliczenia zamówienia. Dane instrumentów płatniczych, które klient przekazuje bezpośrednio operatorowi płatności, podlegają zasadom określonym przez tego operatora.
  4. Do obsługi zamówień i dokumentów wykorzystywane mogą być systemy KlawoShop, SellKlawo oraz Subiekt nexo. Zastosowanie tych narzędzi nie zmienia celów przetwarzania danych podanych w niniejszej Polityce.
  5. Dokumentacja sprzedażowa jest przechowywana przez okres wymagany odpowiednimi przepisami podatkowymi i rachunkowymi, nawet gdy klient później usunie konto w Sklepie.

§ 6. Dostawy i odbiór osobisty

  1. W celu dostarczenia zamówienia udostępniamy wybranemu przewoźnikowi dane niezbędne do realizacji dostawy, zwykle obejmujące imię i nazwisko odbiorcy, adres albo oznaczenie punktu odbioru, numer telefonu, adres e-mail oraz informacje o przesyłce.
  2. W zależności od wyboru klienta odbiorcą danych może być DPD, InPost lub ORLEN Paczka, a także podmioty współpracujące z nimi przy dostarczaniu przesyłek. Zakres danych zależy od metody dostawy.
  3. Przy odbiorze osobistym dane wykorzystujemy do przygotowania zamówienia, kontaktu z klientem oraz prawidłowego wydania towaru.
  4. Po nadaniu przesyłki możemy przetwarzać jej numer i status, aby informować o realizacji zamówienia oraz obsługiwać ewentualne problemy z doręczeniem.

§ 7. Reklamacje, zwroty i korespondencja

  1. Przy zgłoszeniu reklamacji, odstąpienia od umowy lub innej sprawy dotyczącej zakupu możemy przetwarzać dane identyfikujące klienta, numer zamówienia, opis sprawy, załączniki oraz informacje potrzebne do udzielenia odpowiedzi i realizacji żądania.
  2. Dane te wykorzystujemy wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi zgłoszenia, wykonania obowiązków ustawowych, udokumentowania sposobu jego zakończenia oraz ochrony praw stron.
  3. W zależności od charakteru sprawy informacje mogą być przekazane podmiotom wykonującym naprawy lub ekspertyzy, dostawcom usług przewozowych, kancelariom prawnym lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli jest to niezbędne i zgodne z prawem.
  4. Kontakt w sprawie zamówienia, reklamacji lub zwrotu nie oznacza wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera lub innych wiadomości reklamowych.

§ 8. Newsletter

  1. Newsletter jest usługą dobrowolną. Jeżeli zostanie uruchomiony, zapis następuje poprzez podanie adresu e-mail i dokonanie czynności potwierdzającej chęć otrzymywania wiadomości handlowych.
  2. Newsletter może zawierać informacje o nowościach, produktach, promocjach i ofertach Profryzjer.pl. Zapis na newsletter nie jest warunkiem utworzenia konta ani dokonania zakupów.
  3. Administrator może utrwalać informację o dacie i sposobie udzielenia zgody, jej zakresie, a także o jej wycofaniu, aby móc wykazać legalność komunikacji.
  4. Zgodę można wycofać w każdej chwili, bez opłat, korzystając z mechanizmu wypisania dostępnego w wiadomości newslettera, jeżeli taka funkcja została wdrożona, lub wysyłając wiadomość na kontakt@profryzjer.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
  5. Dane wykorzystywane do wysyłki newslettera przetwarzamy do chwili wycofania zgody lub zakończenia świadczenia usługi, z zastrzeżeniem niezbędnego przechowywania informacji o udzielonej i cofniętej zgodzie na potrzeby wykazania zgodności z prawem oraz obrony przed roszczeniami.
  6. Jeśli do obsługi newslettera zostanie wybrany zewnętrzny dostawca, informacje o takim podmiocie, jego roli i ewentualnym przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy zostaną uwzględnione przed rozpoczęciem korzystania z tej usługi.

§ 9. Pliki cookies i dane techniczne

  1. Sklep może korzystać z plików cookies i podobnych technologii niezbędnych do działania strony, logowania, utrzymania sesji, zapamiętywania zawartości koszyka, ochrony formularzy i zapewnienia bezpieczeństwa.
  2. Pliki cookies, które nie są niezbędne do świadczenia usługi, np. analityczne lub reklamowe, mogą być stosowane wyłącznie po spełnieniu odpowiednich wymagań prawnych, w tym po uzyskaniu zgody, gdy jest wymagana.
  3. Informacje o technologiach opcjonalnych i zasadach wyrażania lub cofania zgód są udostępniane użytkownikowi w odpowiednim mechanizmie zgód, jeżeli takie technologie zostaną uruchomione. Samo dalsze przeglądanie strony nie jest wystarczającą podstawą do uznania, że zgoda została udzielona.
  4. Dodatkowe informacje o kategoriach cookies, ich celach, dostawcach oraz sposobie zarządzania znajdują się w osobnym dokumencie Polityka cookies. Szczegółowa lista powinna odpowiadać technologiom faktycznie uruchomionym na stronie.
  5. Logi serwera, takie jak adres IP, czas połączenia i identyfikatory żądań, mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania błędów i ochrony przed nadużyciami. Okres ich przechowywania zależy od uzasadnionych potrzeb technicznych i bezpieczeństwa oraz ustawień dostawcy hostingu; powinien być ograniczony do niezbędnego minimum.

§ 10. Komu możemy udostępniać dane

  1. Dane są dostępne wyłącznie osobom upoważnionym przez Administratora i podmiotom, które potrzebują ich do realizacji określonych usług.
  2. Zależnie od celu przetwarzania odbiorcami danych mogą być: dostawca hostingu SeoHost, dostawcy usług informatycznych i utrzymania Sklepu, dostawcy poczty elektronicznej, operatorzy płatności, banki, przewoźnicy, dostawcy obsługi księgowej oraz podmioty wspierające rozpatrywanie reklamacji i roszczeń.
  3. Wśród odbiorców mogą występować zarówno podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora na podstawie odpowiedniej umowy, jak i podmioty działające jako odrębni administratorzy, np. banki, operatorzy płatności i niektórzy przewoźnicy.
  4. Dane mogą zostać ujawnione uprawnionym organom publicznym, jeżeli taki obowiązek wynika z przepisów prawa.
  5. Administrator nie sprzedaje baz danych klientów. Nie przekazuje danych do celów marketingowych innym przedsiębiorcom wyłącznie dlatego, że klient dokonał zakupu w Sklepie.

§ 11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. Podstawowa obsługa sklepu jest ukierunkowana na realizację sprzedaży i dostaw w Polsce. Korzystanie z niektórych usług informatycznych, poczty elektronicznej, analityki lub narzędzi marketingowych może jednak wiązać się z dostępem do danych z państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
  2. Jeżeli w danym procesie dochodzi do takiego przekazania, przekazanie może nastąpić wyłącznie na warunkach dopuszczonych w rozdziale V RODO, np. na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne, gdy są wymagane.
  3. Informację o konkretnych dostawcach, krajach i stosowanych mechanizmach ochrony można uzyskać od Administratora. Przed uruchomieniem nowych narzędzi zewnętrznych zakres przekazywania danych wymaga osobnej weryfikacji.

§ 12. Jak długo przechowujemy dane

  1. Dane zamówień i dokumenty sprzedaży przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji zamówień, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Co do zasady zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków i zdarzeń wpływających na bieg terminu.
  2. Dane konta klienta przechowujemy przez czas prowadzenia konta, a po jego usunięciu tylko w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami.
  3. Dane związane z reklamacjami, zwrotami i roszczeniami przechowujemy przez czas prowadzenia sprawy, a następnie przez właściwy okres przedawnienia roszczeń lub dłużej, jeżeli wymagają tego szczególne przepisy lub toczące się postępowanie.
  4. Korespondencję i zapytania przechowujemy przez czas niezbędny do zakończenia kontaktu, a jeśli mają znaczenie dla umowy lub roszczeń — przez odpowiednio uzasadniony okres związany z danym celem.
  5. Dane newslettera przechowujemy do czasu wycofania zgody lub zakończenia usługi, z zastrzeżeniem okresu potrzebnego do udokumentowania zgód i rozpatrzenia ewentualnych roszczeń.
  6. Dane techniczne i bezpieczeństwa przechowujemy przez okres uzasadniony bezpieczeństwem systemu i konfiguracją usług, a w razie incydentu — przez okres potrzebny do wyjaśnienia sprawy i ochrony praw Administratora lub innych osób.
  7. Dane, których dalsze przetwarzanie nie ma już podstawy prawnej, są usuwane albo poddawane anonimizacji w sposób odpowiedni do charakteru informacji i stosowanych systemów.

§ 13. Czy podawanie danych jest obowiązkowe

  1. Podanie danych niezbędnych do złożenia i realizacji zamówienia jest dobrowolne, ale ich brak może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy, doręczenie przesyłki albo wystawienie wymaganych dokumentów.
  2. Podanie danych potrzebnych do założenia konta jest dobrowolne, lecz niezbędne do udostępnienia funkcji konta.
  3. Podanie adresu e-mail na potrzeby newslettera jest całkowicie dobrowolne i nie stanowi warunku zakupów.
  4. Dane wymagane przepisami podatkowymi i rachunkowymi są przetwarzane w zakresie wynikającym z tych przepisów.

§ 14. Prawa osoby, której dane dotyczą

  1. Każda osoba, której dane przetwarzamy, ma — w granicach przewidzianych przez RODO — prawo do dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
  2. Gdy podstawą przetwarzania jest zgoda, można ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność przetwarzania sprzed jej cofnięcia.
  3. Sprzeciw wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego skutkuje zaprzestaniem ich wykorzystywania w tym celu.
  4. Aby skorzystać ze swoich praw, można napisać na kontakt@profryzjer.pl. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje wyłącznie w zakresie niezbędnym do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
  5. Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w ciągu miesiąca od ich otrzymania, z uwzględnieniem możliwego przedłużenia terminu na warunkach wskazanych w RODO. Realizacja praw jest zasadniczo nieodpłatna.
  6. Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; informacje kontaktowe organu znajdują się na stronie https://uodo.gov.pl. Nie wyłącza to innych środków ochrony prawnej.
  7. Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne. Niektóre informacje możemy zachować, jeżeli jest to konieczne np. do wykonania obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

§ 15. Profilowanie i decyzje podejmowane automatycznie

  1. Samo korzystanie z koszyka, automatycznego obliczania kosztów dostawy lub przesyłania informacji o statusie zamówienia nie oznacza podejmowania wobec klienta decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, która wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływa.
  2. Jeśli w przyszłości w Sklepie zostaną uruchomione mechanizmy profilowania lub zautomatyzowanego podejmowania decyzji wymagające dodatkowych informacji na gruncie RODO, Administrator uzupełni niniejszą Politykę i zapewni wymagane prawa użytkownikom.
  3. Ewentualne statystyki wykorzystania strony lub personalizacja treści marketingowych podlegają odrębnym zasadom i wymaganym zgodom, gdy znajdują zastosowanie.

§ 16. Bezpieczeństwo danych

  1. Administrator stosuje adekwatne do ryzyka środki organizacyjne i techniczne służące ochronie danych, w szczególności ograniczenie dostępu do informacji, zabezpieczenie kont i systemów, aktualizacje oprogramowania oraz kontrolę uprawnień użytkowników.
  2. Żadna transmisja danych w Internecie ani system informatyczny nie daje absolutnej gwarancji bezpieczeństwa. W razie podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych lub nieuprawnionego dostępu do konta prosimy o kontakt na kontakt@profryzjer.pl.
  3. Dane wykorzystywane w środowiskach testowych i podczas prac serwisowych powinny być chronione odpowiednio do ich charakteru, a dostęp do nich ograniczony do osób uprawnionych.

§ 17. Aktualizacja Polityki prywatności

  1. Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, sposobu działania Sklepu, dostawców usług lub zakresu przetwarzanych danych. Aktualna wersja jest udostępniana w Sklepie w sposób umożliwiający jej przeczytanie i zapisanie.
  2. Zmiana Polityki nie stanowi sama w sobie nowej podstawy przetwarzania danych ani nie zastępuje wymaganej zgody użytkownika. Gdy przepisy wymagają dodatkowego poinformowania lub uzyskania zgody, Administrator dopełni tych obowiązków.
  3. Pytania dotyczące prywatności i wykorzystywania danych można kierować na kontakt@profryzjer.pl.